Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en mai 2018, les entreprises doivent se conformer à de nouvelles obligations en matière de gestion et de protection des données personnelles. Cet article a pour objectif d’éclairer sur les principales responsabilités incombant aux sociétés soumises au RGPD et de donner quelques conseils pratiques pour mettre en place les mesures nécessaires afin de se conformer à cette réglementation.

Le RGPD : qu’est-ce que c’est ?

Le RGPD est un règlement européen qui vise à harmoniser les lois sur la protection des données au sein de l’Union européenne (UE) et à renforcer les droits des individus quant à la collecte, au traitement et à l’utilisation de leurs données personnelles. Ce règlement s’applique à toutes les entreprises établies dans l’UE, ainsi qu’à celles qui traitent des données personnelles concernant des résidents de l’UE, même si elles sont situées hors de l’UE. Les sanctions en cas de non-conformité peuvent être sévères, allant jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel global ou 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé.

Les principes fondamentaux du RGPD

Le RGPD repose sur plusieurs principes clés qui doivent guider les entreprises dans la gestion et la protection des données personnelles. Ces principes sont les suivants :

• La licéité, la loyauté et la transparence : le traitement des données doit être effectué conformément à la loi, de manière équitable et transparente pour les individus concernés.
• La limitation des finalités : les données ne doivent être collectées et traitées que pour des finalités spécifiques, explicites et légitimes, sans être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités.
• L’exactitude : les données personnelles doivent être exactes et tenues à jour ; des mesures raisonnables doivent être prises pour rectifier ou supprimer les données inexactes.
• La minimisation des données : seules les données strictement nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées peuvent être collectées et traitées.
• La conservation limitée : les données ne doivent être conservées que pendant la durée nécessaire aux finalités du traitement.
• L’intégrité et la confidentialité : les entreprises sont tenues de garantir un niveau approprié de sécurité pour protéger les données contre l’accès non autorisé, la divulgation ou la perte.

Nouvelles responsabilités des sociétés soumises au RGPD

Pour se conformer au RGPD, les entreprises doivent mettre en place plusieurs mesures afin d’assurer une protection adéquate des données personnelles. Parmi ces mesures, on peut citer :

1. La désignation d’un responsable de la protection des données (DPO) : le DPO a pour mission de superviser et de conseiller l’entreprise sur la conformité avec le RGPD. Sa nomination est obligatoire pour certaines entreprises, notamment celles qui traitent des données à grande échelle ou qui sont impliquées dans le traitement de données sensibles.
2. Les analyses d’impact relatives à la protection des données (AIPD) : les entreprises doivent réaliser des AIPD lorsque leurs activités présentent un risque élevé pour les droits et libertés des individus. L’AIPD permet d’évaluer les risques liés au traitement des données et d’identifier les mesures nécessaires pour y remédier.
3. La tenue d’un registre des activités de traitement : les entreprises doivent documenter toutes les activités de traitement qu’elles réalisent, en précisant notamment les finalités du traitement, les catégories de données traitées, la durée de conservation et les mesures de sécurité mises en place.
4. La notification des violations de données : en cas de violation de données personnelles (comme une faille de sécurité ou une fuite), les entreprises ont l’obligation d’informer la CNIL (ou l’autorité compétente dans leur pays) dans un délai maximum de 72 heures après avoir pris connaissance du problème. Les personnes concernées doivent également être informées si la violation présente un risque élevé pour leurs droits et libertés.
5. Le respect des droits des individus : le RGPD renforce les droits des personnes concernées, notamment le droit d’accès, de rectification, à l’effacement (« droit à l’oubli »), à la limitation du traitement, à la portabilité des données et d’opposition. Les entreprises doivent mettre en place des procédures pour permettre aux individus d’exercer leurs droits.

Conseils pratiques pour se conformer au RGPD

Pour aider les entreprises à se conformer au RGPD, voici quelques conseils pratiques :

• Effectuer un audit des données personnelles détenues par l’entreprise pour identifier les risques liés au traitement et déterminer les mesures nécessaires pour se conformer au RGPD.
• Mettre en place des politiques et procédures internes pour assurer la protection des données personnelles, notamment en matière de sécurité informatique et de formation du personnel.
• Veiller à ce que les contrats conclus avec les sous-traitants contiennent des clauses spécifiques sur la protection des données personnelles et la responsabilité en cas de violation du RGPD.
• Réaliser régulièrement des contrôles et audits internes pour s’assurer de la conformité avec le RGPD et prendre les mesures correctives nécessaires en cas de non-conformité.

En respectant ces obligations et en mettant en place les mesures appropriées, les entreprises peuvent non seulement éviter les sanctions liées au RGPD, mais aussi renforcer la confiance de leurs clients et partenaires dans leur gestion des données personnelles.